Dossier médical : comment bien le conserver et pendant combien de temps ?
Sommaire
Combien de temps faut-il assurer la conservation du dossier médical ?
Le logiciel médical remplace-t-il vos obligations d’archivage ?
Comment conserver les dossiers médicaux sans devenir archiviste ?
Que demander à votre éditeur pour assurer la conservation de vos dossiers ?
Retraite ou changement de cabinet : qui conserve les dossiers ?
À retenir
- En établissement de santé, le dossier médical est conservé 20 ans à compter du dernier séjour ou de la dernière consultation externe, avec certaines exceptions.
- En cabinet médical, aucun texte ne fixe une durée générale obligatoire ; le Conseil national de l’Ordre des médecins recommande de s’aligner sur le délai de 20 ans.
- Un logiciel médical ne remplace pas la responsabilité de conservation. Il peut en revanche prendre en charge une grande partie de la complexité technique : hébergement, sauvegardes, accès et restitution.
- En cas de changement de logiciel ou de cabinet, ne supprimez pas l’ancienne base sans avoir organisé la conservation des données qui doivent encore rester disponibles.
- Le plus simple est de déléguer la partie technique à un prestataire adapté tout en vérifiant précisément ce qu’il conserve, pendant combien de temps et comment récupérer les données.
La conservation du dossier médical s’inscrit parfois sur plusieurs décennies. Pour le médecin, la difficulté n’est pas seulement de connaître la durée à respecter : il faut aussi pouvoir retrouver les informations utiles, répondre à une demande du patient et conserver une trace fiable des soins réalisés.
Dans un cabinet moderne, cette obligation ne doit pourtant pas se transformer en travail d’archiviste. Une grande partie de la gestion technique peut être confiée à un logiciel et à un hébergeur adaptés. Le point essentiel est de comprendre ce que votre outil conserve réellement, ce qu’il n’a jamais reçu et ce qu’il advient des données lors d’un changement de logiciel, d’un départ du cabinet ou d’une retraite.
Voici les règles utiles et la méthode la plus simple pour organiser la conservation du dossier médical sans ajouter une nouvelle charge administrative à votre quotidien. Un logiciel médical peut prendre en charge une grande partie de cette complexité technique.
Combien de temps faut-il assurer la conservation du dossier médical ?
La durée de conservation du dossier médical dépend du cadre d’exercice. Le délai de 20 ans prévu par le Code de la santé publique concerne directement les établissements de santé. En cabinet, il sert de référence recommandée.1
En établissement de santé : 20 ans, avec des exceptions
L’article R.1112-7 du Code de la santé publique 2 prévoit une conservation de 20 ans à compter du dernier séjour ou de la dernière consultation externe. Si ce délai prend fin avant le 28e anniversaire du patient, il est prolongé jusqu’à cette date. Si le patient décède moins de 10 ans après son dernier passage, le dossier est conservé 10 ans à compter du décès.
En cabinet médical : 20 ans comme durée de référence
Pour les dossiers constitués par un médecin en cabinet ou en société, il n’existe pas de texte fixant une durée générale identique. Le CNOM 3 recommande toutefois de s’aligner sur le délai minimal de 20 ans applicable aux établissements de santé. La CNIL 4 retient également 20 ans comme durée de référence pour la gestion des cabinets médicaux, avec une conservation possible pendant cinq ans en base active puis quinze ans en archivage intermédiaire.
Bon à savoir
Conserver un dossier répond à trois besoins très concrets : continuité des soins, droit d’accès du patient et preuve en cas de mise en cause de la responsabilité du médecin.
Le logiciel médical remplace-t-il vos obligations d’archivage ?
Non. Le logiciel est un outil et son éditeur intervient généralement comme sous-traitant pour les données que le cabinet lui confie. Le médecin, la société d’exercice ou l’établissement reste responsable selon l’organisation dans laquelle les dossiers sont constitués.
En revanche, il est parfaitement possible de déléguer la partie technique : hébergement, sauvegardes, sécurité, disponibilité et export. C’est même souvent la solution la plus simple pour un cabinet. Il faut simplement éviter une confusion fréquente : une sauvegarde n’est pas nécessairement une archive de long terme.
Autre point essentiel : votre logiciel actuel ne contient pas nécessairement l’intégralité de l’historique médical constitué au cours de votre activité. Lors d’une migration, certaines données anciennes peuvent ne pas avoir été reprises, notamment en raison du format de l’ancien logiciel ou de limites techniques. Ce qui n’a jamais été importé dans votre nouveau logiciel doit donc rester conservé ailleurs.
Comment conserver les dossiers médicaux sans devenir archiviste ?
Pour la plupart des médecins, une organisation simple suffit. Il n’est pas nécessaire de gérer soi-même des serveurs ou des sauvegardes complexes. Voici quelques conseils simples à intégrer dans votre pratique quotidienne :
- Confiez les données courantes à un logiciel médical hébergé dans un environnement adapté aux données de santé.
- Conservez séparément les archives historiques qui n’ont pas été reprises dans ce logiciel. Cela peut être un ancien logiciel maintenu en lecture seule ou une solution d’archivage dédiée, selon votre situation.
- Avant tout changement important, obtenez un export et vérifiez qu’il est réellement exploitable.
Cette organisation permet de déléguer l’essentiel de la contrainte technique à coût maîtrisé tout en gardant une règle simple : savoir où se trouve chaque partie de votre historique patient et pouvoir la récupérer si nécessaire.
En pratique
Vous n’avez pas besoin de conserver vingt ans de données dans l’écran principal de votre logiciel. L’essentiel est qu’elles restent accessibles, confidentielles, intègres et retrouvables pendant la durée nécessaire.
Que demander à votre éditeur pour assurer la conservation de vos dossiers ?
Avant de choisir un logiciel ou d’en changer, posez quelques questions simples. Elles permettent notamment d’anticiper le format de l’export, les données réellement reprises et le sort des archives lors d’une retraite ou d’un changement d’outil.
| Question à poser | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|
| Quelles données conservez-vous exactement ? | Dossier patient, documents générés, pièces importées, images, résultats, historique et autres éléments utiles. |
| Pendant combien de temps ? | Distinguez la durée des données dans le logiciel, celle des sauvegardes et celle d’un éventuel archivage. |
| Que reprenez-vous de mon ancien logiciel ? | Demandez la liste précise des données récupérables et ce qui restera hors du nouveau logiciel. |
| Que se passe-t-il si je pars ou change de logiciel ? | Vérifiez les modalités d’export, de réversibilité, les formats fournis et le délai avant suppression. |
| Où sont hébergées mes données ? | Demandez la localisation, le cadre HDS et les conditions de sauvegarde. |
| Comment gérer une retraite ou le départ d’un associé ? | Le prestataire doit pouvoir expliquer les possibilités techniques d’export, de maintien en lecture seule ou de restitution. |
Bon à savoir
D’après nos observations, ces questions sur la durée de conservation du dossier médical sont encore rarement abordées en amont. Faute de temps, certains médecins et cabinets supposent que l’éditeur prendra en charge l’ensemble de la conservation et des éventuelles difficultés. Les questions relatives aux sauvegardes, au format des exports, à la reprise des données ou au devenir des archives se posent alors tardivement, notamment lors d’un changement de logiciel, d’un départ à la retraite ou après un incident tel qu’une cyberattaque.
Pourtant, confier la gestion technique des données à un éditeur ne transfère pas l’ensemble des responsabilités. Selon le cadre d’exercice, le médecin, la société ou l’établissement reste responsable de la conservation des dossiers constitués sous sa responsabilité. L’éditeur doit, de son côté, respecter ses obligations contractuelles, techniques et réglementaires. Clarifier dès le départ ce qui est conservé, sauvegardé, exportable et restituable permet donc d’éviter des difficultés lorsque la situation se présente.
Avec Surgica
Surgica apporte des réponses précises à ces questions dès la mise en place du logiciel. Les données confiées à Surgica sont hébergées en France sur Microsoft Azure, dans un environnement certifié HDS, et font l’objet de sauvegardes automatisées quotidiennes. Les conditions d’abonnement prévoient également leur restitution à l’issue du contrat.
Lors d’un changement de logiciel, les équipes Surgica étudient les données disponibles dans l’ancien système afin de préciser ce qui peut être repris. Le cabinet peut ainsi identifier dès le départ les éventuelles archives qui devront être conservées séparément.
Retraite ou changement de cabinet : qui conserve les dossiers ?
En cas de départ à la retraite ou de cessation d’activité
Le départ à la retraite ne met pas fin à l’obligation de conservation. Le CNOM 5 indique que le médecin qui cesse son activité reste responsable des dossiers qu’il a constitués. La transmission à un successeur n’est pas automatique : le patient reste libre de choisir son nouveau médecin.
S’il n’y a pas de successeur, le médecin peut transmettre une copie au patient ou au médecin désigné par celui-ci et doit organiser la conservation des dossiers restants. Le conseil départemental de l’Ordre doit être informé du lieu où ils sont conservés.
Quand un médecin quitte un cabinet de groupe
Il n’existe pas une réponse unique : elle dépend de la structure d’exercice. Dans un cabinet personnel, une association de praticiens ou une SCM (société civile de moyens), chaque médecin reste responsable du dossier professionnel qu’il établit pour ses patients. Le médecin qui réalise une consultation ou un acte doit donc veiller à ce que les informations relatives à sa prise en charge soient conservées.
Dans une SCP (société civile professionnelle) ou une SEL (société d’exercice libéral), le CNOM précise que les dossiers appartiennent aussi à la société, qui doit en assurer la conservation ; l’ancien associé peut obtenir une copie de ceux qu’il a établis.6
Dans un établissement ou un centre de santé, le médecin qui part ne peut pas emporter les dossiers originaux : ils restent conservés par la structure.
Le conseil Surgica
Lorsqu’un médecin quitte un cabinet, évitez de raisonner en « je prends mes données et on les supprime de l’ancienne base ». Cette suppression n’est pas une règle automatique. En SCM (société civile de moyens) ou en association, les dossiers personnels peuvent devoir être séparés selon les patients suivis et les accords entre praticiens. En SCP (société civile professionnelle) ou SEL (société d’exercice libéral), les dossiers restent également sous la responsabilité de la société et ne doivent pas être effacés du seul fait du départ d’un associé. Avant toute suppression, identifiez donc qui doit conserver quoi et organisez les copies ou transmissions nécessaires dans l’intérêt des patients.
Dossiers médicaux papier ou numériques : que choisir ?
Les deux supports sont possibles. Le papier impose surtout une organisation physique durable : locaux sécurisés, protection contre les sinistres et capacité à retrouver un dossier ancien. Le numérique facilite la recherche et évite d’accumuler des mètres d’archives, mais suppose un hébergement, des accès, des sauvegardes et une réversibilité correctement organisés.
Pour un cabinet qui utilise déjà un dossier patient informatisé, le numérique est généralement le moyen le plus simple de déléguer la gestion technique. Il faut toutefois conserver séparément les documents historiques que le logiciel n’a pas repris.
Voici un comparatif entre les deux modes de conservation des données médicales :
| Format | Avantages | Points de vigilance |
|---|---|---|
| Papier | Consultation sans outil informatique et conservation possible des documents originaux. | Encombrement, recherche plus lente, protection contre le vol, l’incendie, l’humidité et les accès non autorisés. |
| Numérique | Recherche facilitée, accès maîtrisé, duplication et sauvegardes possibles. | Sécurité des accès, sauvegardes, formats d’export, réversibilité et recours à un hébergeur certifié HDS lorsque la réglementation l’exige. |
Ce qu’il faut retenir
La conservation du dossier médical paraît complexe lorsqu’on la réduit à une accumulation d’obligations. En pratique, le médecin peut retenir quatre réflexes simples :
01
prendre 20 ans comme durée de référence pour les dossiers du cabinet ;
02
confier la gestion technique des données courantes à un logiciel et un hébergeur adaptés ;
03
ne jamais considérer qu’une migration a automatiquement repris 100 % de l’historique ;
04
avant une retraite, un départ de cabinet ou un changement de logiciel, organiser l’export et le sort des données avant toute suppression.
Vous n’avez donc pas à devenir spécialiste de l’archivage informatique. Votre rôle est surtout de choisir un prestataire capable de vous dire clairement ce qu’il conserve, comment il le protège et comment vous le restitue.
FAQ : conservation du dossier médical
Qui peut consulter le dossier médical d’un patient ?
Le dossier médical peut être consulté par les professionnels de santé qui participent à la prise en charge du patient, dans la limite des informations nécessaires à cette prise en charge (secret médical partagé). Le patient lui-même dispose d’un droit d’accès direct à son dossier, sans limitation dans le temps, conformément à l’article L.1111-7 du Code de la santé publique. En dehors de ces cas, l’accès au dossier reste strictement encadré et nécessite l’accord du patient ou une base légale spécifique (réquisition judiciaire, par exemple).
Un patient peut-il demander à récupérer son dossier médical auprès de son médecin spécialiste ?
Oui, un patient peut à tout moment demander la communication de son dossier médical, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin de son choix. Le médecin spécialiste est tenu de répondre à cette demande dans un délai réglementaire, généralement sous 8 jours pour les documents récents et sous 2 mois pour les dossiers de plus de 5 ans. Cette obligation ne dépend pas de la durée de conservation du dossier, mais du droit d’accès du patient, qui reste valable tant que le dossier existe.
Les documents annexes (ordonnances, résultats d’examens, imagerie) suivent-ils le même délai de conservation que le dossier médical ?
En principe oui : ces documents font partie intégrante du dossier médical et suivent donc le même délai de conservation, qu’il s’agisse des 20 ans applicables en établissement ou du délai recommandé en cabinet libéral. Certaines pièces bénéficient toutefois de règles spécifiques, comme les actes transfusionnels, conservés 30 ans. Pour le patient, en revanche, les recommandations de conservation personnelle de ses propres ordonnances ou résultats d’examens sont généralement plus courtes et ne relèvent pas de la même réglementation.
Un laboratoire d’analyses est-il soumis au même délai de conservation qu’un médecin ?
Non, les laboratoires de biologie médicale sont soumis à des règles différentes : le dossier patient y est généralement conservé 5 ans à compter de la dernière intervention, avec une conservation intermédiaire pouvant aller jusqu’à 15 ans selon la nature des données. Ce délai est donc plus court que celui applicable aux dossiers médicaux tenus par un établissement de santé ou un médecin.
Tous les médecins qui suivent un patient ont-ils accès à l’ensemble de son dossier médical ?
Non, pas automatiquement. Chaque professionnel de santé n’accède qu’aux informations nécessaires à sa prise en charge, dans le cadre du secret médical partagé, et sous réserve que le patient n’ait pas exprimé d’opposition. L’accès élargi et fluide entre professionnels suppose des outils interopérables capables de partager les informations pertinentes en respectant ce cadre, ce qui reste un enjeu concret pour les cabinets travaillant avec plusieurs intervenants autour d’un même patient.
Que se passe-t-il si un médecin ne conserve pas un dossier suffisamment longtemps ?
Un médecin qui détruit un dossier médical avant l’expiration du délai recommandé s’expose à un risque en cas de mise en cause de sa responsabilité : le dossier constitue en effet un élément de preuve essentiel pour justifier les soins prodigués. Cette absence de dossier peut jouer en sa défaveur lors d’un litige, d’autant que les délais de prescription en matière de responsabilité médicale ne sont pas alignés sur les délais de conservation du dossier lui-même.
Sources
- Code de la santé publique, article R.1112-7, version en vigueur : durée applicable aux dossiers constitués en établissement de santé.
- Légifrance, Code de la santé publique, article R.1112-7.
- Conseil national de l’Ordre des médecins, « Le dossier du patient », rubrique « Conservation du dossier du patient ».
- CNIL, Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel destinés à la gestion des cabinets médicaux et paramédicaux.
- Conseil national de l’Ordre des médecins, « En cas de cessation d’activité ».
- Conseil national de l’Ordre des médecins, commentaire de l’article 45 du Code de déontologie médicale : dossier professionnel ou fiche d’observation.
